סוכני AI וטלפוניה חכמה למשרד המכירות של הפרויקט

מה עושה סוכן השיחה באתר ובוואטסאפ?

אנחנו בונים לפרויקט סוכן שעונה על שאלות מתוך התוכניות, המפרט והמידע שמשרד המכירות אישר. כשמשפחה שואלת על דירת גן, הסוכן יכול להציג את התוכנית הרלוונטית ולברר מה חשוב לה, למשל יציאה מהסלון לגינה או מועד הכניסה. כך השיחה מתקדמת לפי מה שהמשפחה כבר סיפרה.

מגדירים מראש מתי לערב איש מכירות. אם המחיר או הזמינות מצריכים אישור עדכני, או שהרוכשים פשוט מבקשים לדבר עם אדם, הסוכן אוסף את דרך החזרה המועדפת ומעביר את הבקשה עם ההקשר. אפשר להציע מועדי פגישה כאשר היומן של המשרד מחובר וזמינות הנציגים מעודכנת.

איך מטפלים בשיחות טלפון ובבקשות לחזרה?

בשיחה נכנסת הסוכן הקולי מציג את עצמו כמענה אוטומטי של הפרויקט ומברר באיזו דירה או באיזה נושא מדובר. לפי שעות הפעילות והחיבור למרכזייה, הוא יכול להעביר את השיחה לנציג זמין. אם הצוות עסוק או שהמשרד סגור, הוא מקבל בקשה לחזרה ואת השעה שנוחה לרוכשים.

אפשר להגדיר שיחת המשך יוצאת למי שביקש שיחזרו אליו, למשל כדי לתאם ביקור. כשמפעילים תמלול וסיכום, הנציג מקבל את הנקודות שהוא צריך להמשך הטיפול. את השפה, נוסח הפתיחה, ניתוב השיחות והגישה לסיכומים קובעים עם הצוות לפני ההפעלה.

מה מחכה לנציג בכרטיס הלקוח?

מחברים את ערוצי הפנייה למערכת ניהול הלקוחות (CRM). קובעים איך לזהות רוכשים שכבר פנו, למי משייכים פנייה לפי פרויקט או שפה ומי מקבל אותה כשאיש המכירות האחראי בחופשה. בכל כרטיס פתוח מופיעים שם הנציג, הפעולה הבאה והמועד לביצוע.

דוגמה לכרטיס שנציג מקבל אחרי שיחה

• הבקשה. משפחה שהתעניינה בוואטסאפ בדירת ארבעה חדרים בבניין ב׳ מבקשת לבדוק אם יש דירה מהטיפוס הזה עם מחסן.
• מה כבר נמסר. המשפחה קיבלה תוכנית של הטיפוס. הזמינות והמחסן עדיין מחכים לבדיקה של משרד המכירות.
• הצעד הבא. הנציגה שאחראית לבניין תבדוק את המלאי ותחזור למשפחה בטלפון אחרי השעה שביקשה. המערכת תזכיר לה את המשימה.

כך הנציגה יכולה לפתוח את השיחה בתשובה על המחסן. הצעה מסחרית, הנחה או שינוי בתנאי הרכישה עוברים לאישור האדם שהיזם הסמיך לכך.

מה מנהל המכירות רואה ואיך משפרים את הטיפול?

בונים עם המנהל תצוגת עבודה שמראה פניות שעדיין מחכות למענה, משימות שעבר מועדן וחלוקת עבודה בין הנציגים. מגדירים בנפרד מתי הסוכן השיב, מתי התקיימה שיחה עם נציג ומתי הרוכשים הגיעו לפגישה. ההפרדה מאפשרת לזהות מצב שבו הרוכשים קיבלו תשובה מיידית בצ׳אט וחיכו זמן רב לשיחה שביקשו.

בישיבת הצוות אפשר לפתוח כמה כרטיסים ולבדוק מה עיכב את הטיפול. אם פניות מערב קודם מחכות לאותו נציג, משנים את חלוקת המשימות בבוקר. אם אותה שאלה על חניה חוזרת בשיחות, מעדכנים את התשובה המאושרת של הסוכן ואת החומר שעומד לרשות הצוות.

איך מתחילים את ההטמעה בפרויקט שלכם?

1. ממפים פנייה קיימת. עוברים עם מנהל המכירות על הדרך מהמודעה עד לפגישה. בודקים באילו ערוצים פונים, מי מטפל בכל שלב ואילו חיבורים מאפשרות המרכזייה ומערכת הלקוחות שלכם.
2. בונים תסריט עם הצוות. בוחרים שאלות אמיתיות, אוספים תשובות מאושרות ומגדירים מי מעדכן אותן. מסכמים מה הסוכן רשאי לשלוח ובאילו מצבים הוא מעביר את הטיפול לאדם.
3. מתחילים בערוץ אחד. בודקים יחד שיחה רגילה, בקשה לנציג ופנייה חוזרת של אותו אדם. איש מכירות פותח את הכרטיס ומוודא שקיבל את המידע ואת המשימה שהובטחו לרוכשים.
4. מרחיבים לפי מה שקורה בשטח. מדריכים את הנציגים, בודקים עם המנהל זמני מענה ופגישות שהתקיימו, ומחליטים אילו תשובות לשפר ואיזה ערוץ לחבר בהמשך.

ספרו לנו באילו ערוצים פונים אליכם ואיפה הטיפול מתעכב היום. בקשו שיחת אפיון למשרד המכירות שלכם.